投稿9 あなたの【やさしくわかりやすい結論術】を教えてください
今回のテーマは
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結論を「やさしくわかりやすく」伝える術
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◎要点1 結論を、冒頭に短く書きたいが....ちょっとキツイ人に見える
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ここでいう「やさしく」は、
「易しく」という意味だけではなく、「優しく」という意味でもあります。
結論を、冒頭で、短くビシッと書けば、
それも、まるで英語のように、期待するアクションを「命令系」で書けば、
伝えたいことは、非常に明解ですが、人間関係が、ギスギスしそうです。
まさに「智に働けば角が立つ」
書籍「メール道」などでも、
・結論から書こう
・結論→理由→データの順番で書こう
とは書いてみたものの、一歩間違えば、クールでドライな人に見えそうです。
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◎要点2 しかし、最後にダラダラ書くと....わかりにくく要領を得ない
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かといって....
気持ちを逆なでしないように、長いメールの最後の最後に、結論を書いては、
それに、気付かない、見つけられない人もいるはず、
また、オブラートに包んだように話すのは、
よく言えば「以心伝心」、悪く言えば「結論・衝突先送り」
「情に棹させば流される。読み飛ばされる」ということにもなりかねません。
やはり、無用なスクロールをしないでも読める
メールの冒頭部分で、大切なことは話したい。
そのためには
「心やさしく」それでいて「わかりやすく」という
時に矛盾する課題を解決しなくてはなりません。
ぜひ、みなさんの工夫の数々を
教えていただきたいと思います。
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◎要点3 罫線や箇条書きを使うべきだろうか？どうすれば効果的か？
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また、最近、私は、日常的な連絡メールであっても、
まるでメールマガジンのように、「罫線」や「箇条書き」を使うようになりました。
縁者のみなさまはいかがでしょうか？
これも「メールは読まれなくて当たり前」というほど、
数多くのメールに囲まれている人が増えてきたからです。
なんとか、時間と気合をかけずに、ぱっと見て
それだけでわかりやすくするかに腐心しております。
使い過ぎると、分かりやすさを通り越して、
むしろ、わざとらしくなったり、心に引っかからなくなるとは思いますが、
何か良い方法があるのでないかと考えています。
ぜひアドバイスをお願いします。
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◎要点4 そもそも、メールに書くべき結論とは、何だろう？！
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時々、結論がわからないメールを目にしますが、
結論がわからないまま進行する時空は、
メールに限らず、会議、プレゼン....いたるところに蔓延しています。
ですから、最初に結論＝相手に期待すること＝を考えてから、
メールを出すのは当然ですが....
なにもかもメールでやりとりをするのが
好ましくない場合もあるでしょう。
例えば、近日、お会いすることがわかっていれば、
メールでは、面談のお約束、議論のテーマ確認、資料交換
だけでよいのかもしれません。
しかし、会えそうで会えない事情があるならば、
かなり突っ込んだ話、シビアな結論までも、
メールや電話で伝える必要があるかもしれません。
偉そうに、メール道などと言いながら、
実は、まだ、こんな基本的なところで悩んでいるのです。
どうか、みなさんのお知恵をお聞かせくださいませ。
♪【メール道】メールに「体温」を感じたい！「血」を通わせたい！
http://www.nttpub.co.jp/vbook/list/detail/0129.html
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