投稿9 あなたの【やさしくわかりやすい結論術】を教えてください
今回のテーマは
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結論を「やさしくわかりやすく」伝える術
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◎要点1 結論を、冒頭に短く書きたいが....ちょっとキツイ人に見える
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ここでいう「やさしく」は、
「易しく」という意味だけではなく、「優しく」という意味でもあります。
結論を、冒頭で、短くビシッと書けば、
それも、まるで英語のように、期待するアクションを「命令系」で書けば、
伝えたいことは、非常に明解ですが、人間関係が、ギスギスしそうです。
まさに「智に働けば角が立つ」
書籍「メール道」などでも、
・結論から書こう
・結論→理由→データの順番で書こう
とは書いてみたものの、一歩間違えば、クールでドライな人に見えそうです。
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◎要点2 しかし、最後にダラダラ書くと....わかりにくく要領を得ない
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かといって....
気持ちを逆なでしないように、長いメールの最後の最後に、結論を書いては、
それに、気付かない、見つけられない人もいるはず、
また、オブラートに包んだように話すのは、
よく言えば「以心伝心」、悪く言えば「結論・衝突先送り」
「情に棹させば流される。読み飛ばされる」ということにもなりかねません。
やはり、無用なスクロールをしないでも読める
メールの冒頭部分で、大切なことは話したい。
そのためには
「心やさしく」それでいて「わかりやすく」という
時に矛盾する課題を解決しなくてはなりません。
ぜひ、みなさんの工夫の数々を
教えていただきたいと思います。
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◎要点3 罫線や箇条書きを使うべきだろうか？どうすれば効果的か？
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また、最近、私は、日常的な連絡メールであっても、
まるでメールマガジンのように、「罫線」や「箇条書き」を使うようになりました。
縁者のみなさまはいかがでしょうか？
これも「メールは読まれなくて当たり前」というほど、
数多くのメールに囲まれている人が増えてきたからです。
なんとか、時間と気合をかけずに、ぱっと見て
それだけでわかりやすくするかに腐心しております。
使い過ぎると、分かりやすさを通り越して、
むしろ、わざとらしくなったり、心に引っかからなくなるとは思いますが、
何か良い方法があるのでないかと考えています。
ぜひアドバイスをお願いします。
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◎要点4 そもそも、メールに書くべき結論とは、何だろう？！
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時々、結論がわからないメールを目にしますが、
結論がわからないまま進行する時空は、
メールに限らず、会議、プレゼン....いたるところに蔓延しています。
ですから、最初に結論＝相手に期待すること＝を考えてから、
メールを出すのは当然ですが....
なにもかもメールでやりとりをするのが
好ましくない場合もあるでしょう。
例えば、近日、お会いすることがわかっていれば、
メールでは、面談のお約束、議論のテーマ確認、資料交換
だけでよいのかもしれません。
しかし、会えそうで会えない事情があるならば、
かなり突っ込んだ話、シビアな結論までも、
メールや電話で伝える必要があるかもしれません。
偉そうに、メール道などと言いながら、
実は、まだ、こんな基本的なところで悩んでいるのです。
どうか、みなさんのお知恵をお聞かせくださいませ。
♪【メール道】メールに「体温」を感じたい！「血」を通わせたい！
http://www.nttpub.co.jp/vbook/list/detail/0129.html
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コメント
村井と申します。コメントさせて頂きます。
私が意識している方法は「１メール：１テーマ」にすることです。１メールに多数のテーマを詰め込むと受信者にとって優先度の低いテーマは読み飛ばされる傾向にあると考えています。また単純な回答が他の難しいテーマの回答準備の為に遅くなるかもしれません。
テーマ毎に分けて送信するので、一人の方に多数のメールを連続でお送りしてしまう事もありますが、テーマの優先度なりに回答は頂けると思っています。
「１メール：１テーマ」にした後は、とにかく読み返してチェックする事にしています。（当たり前でしたね）具体的なチェック内容は、相手との関係などで臨機応変に変えますが、実際にはこちらの意図を理解して貰えなかったり、期待と違う的外れな回答が来たりなど失敗も少なくありません。まだまだ未熟です。
さて、メールでの説明が難しいテーマ（お断わりやお詫びなど）は、（邪道かもしれませんが）私は迷わず電話を使います。生の声で納得して頂いた後で、電話のお礼とテーマの結論を記述したメールをお送りするようにしています。逆に最近は、そのような「メールでは伝え難いテーマ」にしか電話は使わないようになってきました。通信媒体はそれぞれ得意・不得意があり、「伝わりやすい媒体で伝える」のが基本だと考えています。メールと言う便利な通信媒体の得意とする守備範囲を広げる工夫が今後のテーマですね。
投稿: muraism | 2004/09/18 22:34
自分も、実践はできていないながらも（すぐ冗長なメールや、きついメールになってしまう）、より短時間で“クリア”に理解してもらえるビジネスメールを心がけています。
・結論
・結論にいたった理由
・その結論を受けての次の一手
─相手にお願いしたいアクション
─自分の動き
ただ時に、長く詳細に書こうと短く淡白に書こうと、
どう工夫しても相手の気分を害することは避けられない場合があります。
（時間をかけ長いメールに思いを込めて依頼をしてきたのに断る場合など）
その場合には、相手をがっかりさせないようにすることはあきらめ、
先に「正直なところ、このメールであなたを落胆させてしまうことを考えると、自分は非常に心苦しい」という率直な気持ちを、冒頭に、かつ手短に（２行ほどで）書くようにしています。
▼嬉しくない結論が先に来ると・・・
先に結論でずばっと言い切られた後に「ご期待に添えなかったことは本当に心苦しく・・・」と続けられると、なんだか妙に言い訳っぽく見えてしまい、落胆が腹立ちになってしまうことがあります。逆だと「こっちもがっかりさせられたけど、相手もホントに心苦しい思いをしてるんだな」とまず感じられ、相手に対し苛立ちではなく親近感を感じることすらあります。
▼結論の前に長めの文章が来ると・・・
それが、申し訳ないというお詫びの言葉であっても、理由であっても、長いと読んでいてイライラしてきてしまいます。それは結論が期待していたものとは違うらしいことがだんだん濃厚になってゆく感触が決して気持ちいいものではないのと、どこか「逃げ腰」で「潔さに欠ける」相手の姿勢を感じてしまうからかなと思います。
投稿: わだ | 2004/09/11 13:29
「やさしくわかりやすい結論術」ですか、難しいテーマですね．．．
それぞれのメールごとに、違うような気がします。
雑談のやりとりを楽しむようなメールだと、結論はなくても良いかなと思うのですがどうでしょう。そういうメールのやりとりを許容してくれる相手かつ、間柄でないと迷惑かもしれませんけどね。
こちらから何かを伝える目的のメールの場合は、やはり最初に結論を書くようにしています。特にビジネス関係のメールは、多少事務的であっても、確実に言いたいことが伝わるようにしますね。
そういう場合は、箇条書きも多用します。
(1)．．．
(2)．．．
：
というように、補足説明がしやすいように番号付きの箇条書きを使うことが多いです。
罫線については、メルマガほど凝ることはないですが、シンプルな罫線はときどき使っています。
投稿: Key | 2004/09/07 12:16
優しくは意識したことがないのですが、久米信行さんのメールに学ぶことが多いです。易しくは、以前から「ひとはイメージでわからないと行動に結びつかない」という中山正和さんの言葉のフアンですから、たとえ話を使うよう心がけています。
ちょっとテーマに外れるかもしれませんが、今日僕のココログに書いたのですが、「自分は潜水艦、見えていない、聞こえていない、話していない」と謙虚に再確認することも必要かと自戒を込めて。
投稿: 懐中電灯 | 2004/08/31 14:14